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1 系統(tǒng)概述

鼎創(chuàng)恒達(dá)檔案智能化管理系統(tǒng)是基于物聯(lián)網(wǎng)、RFID技術(shù)、數(shù)據(jù)采集技術(shù)的一體化庫(kù)存綜合管理平臺(tái),。

系統(tǒng)提供標(biāo)準(zhǔn)檔案管理流程操作,，涉及從檔案的存儲(chǔ)、查詢,、報(bào)警、檢索、借閱,、歸還等成體系的操作，并對(duì)檔案材料非授權(quán)帶出,、非法查閱,、存放超期、檔案室環(huán)境異常等狀況提供語(yǔ)音聲光報(bào)警,、圖像抓拍等多種手段,。從企業(yè)全局來講,，將原本分散的檔案管理操作，進(jìn)行了有效的整合,，規(guī)范了管理,，明確了崗位職責(zé)，更提高了工作效率,。實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)辦理的數(shù)字化,、自動(dòng)化、智能化與高效化,。

鼎創(chuàng)恒達(dá)公司可根據(jù)用戶需求進(jìn)行軟件定制開發(fā),，與第三方管理系統(tǒng)進(jìn)行無(wú)縫聯(lián)接。

2 系統(tǒng)組成圖

系統(tǒng)組成圖

3 功能介紹

本系統(tǒng)由鼎創(chuàng)恒達(dá)檔案業(yè)務(wù)調(diào)度系統(tǒng),、檔案業(yè)務(wù)管理平臺(tái)與手持移動(dòng)端等部分構(gòu)成,。

3.1 檔案業(yè)務(wù)調(diào)度系統(tǒng)

檔案業(yè)務(wù)調(diào)度系統(tǒng)

? 實(shí)時(shí)監(jiān)控報(bào)警

實(shí)時(shí)對(duì)檔案柜內(nèi)檔案進(jìn)行監(jiān)控，在系統(tǒng)中建立圖形化檔案柜界面,，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)了檔案的實(shí)時(shí)定位,，并對(duì)出入柜檔案、時(shí)間進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄,；另外系統(tǒng)具備報(bào)警功能,，當(dāng)檔案在未授權(quán)狀態(tài)下被拿出或檔案室溫濕度超標(biāo)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行對(duì)應(yīng)的聲光報(bào)警,。

? 遠(yuǎn)程盤點(diǎn)

可利用系統(tǒng)遠(yuǎn)程對(duì)檔案柜中檔案根據(jù)種類,、位置等信息進(jìn)行盤點(diǎn)管理，通過網(wǎng)絡(luò)將與檔案盒關(guān)聯(lián)的RFID標(biāo)簽數(shù)據(jù)傳輸?shù)胶笈_(tái)系統(tǒng)中核對(duì),核對(duì)后的盤點(diǎn)結(jié)果實(shí)時(shí)上傳系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù),，形成對(duì)應(yīng)的盤點(diǎn)統(tǒng)計(jì)表單以供查詢,。

? 門禁管理

對(duì)出入檔案室檔案、人員進(jìn)行授權(quán),，對(duì)其出入檔案室狀況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控,，實(shí)現(xiàn)出入圖像抓拍，并對(duì)非法出入狀況進(jìn)行聲光,、語(yǔ)音報(bào)警,。

? 檔案借閱

實(shí)現(xiàn)檔案借閱/歸還登記，并通過系統(tǒng)對(duì)檔案借閱人員進(jìn)行有效的借檔引導(dǎo),，另外對(duì)需歸還的檔案,，系統(tǒng)根據(jù)借出日期計(jì)算自動(dòng)進(jìn)行檔案催歸提醒；

? 待辦任務(wù)提醒

對(duì)于未審批,、未執(zhí)行的單據(jù),，系統(tǒng)智能提醒，提示相關(guān)人員及時(shí)處理,。

? 可視化查詢

管理人員可以通過系統(tǒng)平面圖對(duì)檔案室內(nèi)檔案信息,、位置,、狀況等，進(jìn)行可視化的系統(tǒng)查詢,。

檔案業(yè)務(wù)管理平臺(tái)

? 基礎(chǔ)信息

用于對(duì)檔案室相關(guān)管理信息的數(shù)據(jù)管理,，實(shí)現(xiàn)信息的增加、修改,、刪除與查詢操作,。

3.2 手持移動(dòng)端

系統(tǒng)可通過手持移動(dòng)端與wifi網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)通信，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)上傳與下載,。

? 檔案盤點(diǎn)

系統(tǒng)使用電腦端遠(yuǎn)程查看盤點(diǎn)結(jié)果的同時(shí),，也可使用手持移動(dòng)端對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，管理人員可通過手持移動(dòng)端自由設(shè)置盤點(diǎn)方式,，對(duì)指定位置或部門的資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)操作,，通過wifi實(shí)時(shí)上傳盤點(diǎn)結(jié)果；也可根據(jù)事先設(shè)定的查詢條件產(chǎn)生盤點(diǎn)任務(wù)表下載到手持移動(dòng)端,，根據(jù)此表進(jìn)行盤點(diǎn)作業(yè),；另外當(dāng)不能使用網(wǎng)絡(luò)情況下管理人員可利用手持移動(dòng)端進(jìn)行盤點(diǎn)記錄后，再將盤點(diǎn)結(jié)果上傳管理中心進(jìn)行盤點(diǎn)比對(duì),。

? 查詢管理

使用手持移動(dòng)端掃描與檔案綁定的RFID標(biāo)簽后,，將檔案的基本信息顯示在手持移動(dòng)端?？筛鶕?jù)客戶需求查詢出檔案信息,、檔案使用情況或檔案當(dāng)前使用狀態(tài)等信息。

4 系統(tǒng)特點(diǎn)

? 系統(tǒng)利用RFID技術(shù)實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程檔案管理,，更加安全、準(zhǔn)確,、實(shí)時(shí)的監(jiān)管檔案柜中的檔案,；

? 通過可視化的圖形界面形成詳細(xì)的檔案柜檔案存放位置分布圖，使檔案查找更加快捷簡(jiǎn)易,；

? 用戶無(wú)需到現(xiàn)場(chǎng)手動(dòng)盤點(diǎn)檔案,，本系統(tǒng)利用RFID技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)通訊實(shí)時(shí)對(duì)檔案柜中檔案進(jìn)行遠(yuǎn)程盤點(diǎn),，節(jié)省人工的同時(shí)確保了盤點(diǎn)的準(zhǔn)確性,。

? 采用wifi技術(shù)與RFID手持終端數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)同步，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的位置變更,、查找等功能,；

? 系統(tǒng)具有檔案自動(dòng)出入安全管理、智能環(huán)境監(jiān)測(cè)管理,、自動(dòng)圖像采集,、語(yǔ)音聲光報(bào)警等多種安全管理功能,，有效的保障了檔案安全；

? 系統(tǒng)提供多種靈活的第三方接口,，與第三方應(yīng)用系統(tǒng)無(wú)縫連接,。